家飲みが増えているこの頃ですが、飲食店経営をされている方々は大変だと思い、案じております。
さて本題ですが、弊社も協力会社さんへ依頼をすることが少なくありません。また、弊社へご依頼をされるお客様も居られるわけですから、私は受ける側にも、依頼する側にも立場があるわけです。
その中で、受け手の立場を考慮して、ゴールが決めやすいパスを出す方が、確実に相手に親切なわけですし、仕事が気持ちよく進んでいくことは言うまでもありません。そこで、どの様な事に気を付けるべきでしょうか。
何をして欲しいのかが伝わっているか？
弊社も気を付けている点ではあります。
やって欲しいことを、出来るだけたくさん詰め込みたいのは分かるのですが、
要点が掴めない文章であったり、詰め込んだ項目が相互に矛盾しているなど、依頼事項がロジカルでない事が散見されます。仕上がりの製品サイズよりも大きな部品を指定しているなど、確認せずに投げつけていると、結果的に思う成果物が得られません。
この場合、優先度、重要度を箇条書きでも良いのでPick Upし、それぞれの項目の相関を見比べる必要があります。事前に要素数や重要ポイントが把握できていると、相手側にも抑えるポイントが伝えやすいです。そして、それ以外の要素は、相手の技量や経験に預けても良い部分と思われます。逆に言えば、外したくない項目は、重要度項目(=MUST項目)で伝えるべきだということです。
出来るだけ文章化する
「相手の技量や経験に預ける」というのは、非常に勇気のいる判断です。
相手方が所見のお取引の場合、「聞いていない事は反映されない」という逆手の対応に終始される可能性もあります。
また、 意図したズルイ対応ではなくとも、当人が見落としてしまった事で、反映されずに進んでしまうケースもあり得ます。何れの過程においても、得られた結果(成果物)としては同じです。
そこで、文章にする事で、思考回路を整理する事ができ、項目漏れを防ぐことがきます。また、後々の揉め事を少しだけ防止する事ができます。
書いていない事は聞いていない(言っていない)のと同等だという事で、きちんと基準化することで、お互い整理された一つの内容が基準にできるのです。
しかし、これでも完璧 ではありません。
ただ、完璧な基準である必要は無いと思われ、共に、更新しながら作り上げていけばよいのです。
良いものを作りたい気持ちが注がれる
綺麗ごとを書いても実行しなければ意味がありません。
弊社では、書面は出来るだけ作成しますが、書面作成が目的ではありません。
良いものを作りたいから、つまらないミスや誤解を無くしたいのが目的です。そのために必要な時間や手間を費やしているわけで、決まりきった作業というわけではありません。
なので、1枚ものの用紙であっても、 ご依頼者様が 作成された資料があると、出来る事をやって「伝えよう」としているんだな。と感じます。
相手に伝える内容を整理すること
好きな人に対して「好き」という気持ちは、伝えないといけない一番の要素です。これが伝わらないと意味がありません。
「好き」だという気持ち以上に、他の要素が表に出てしまうのは、誤解を与えたり、素直に伝わらない要因になりかねません。
開発やものづくりの分野においても、完成品の中で一番重要な要素があるはずです。一つかもしれませんし、並列で数個あるかもしれません。数はどうであれ必ず存在するはずです。
その各要素をどの様に伝えるのか？が重要です。
混乱や誤解を招く伝達方法は、極力避けるべきであり、シンプルに簡易な表現が望ましいと考えます。
弊社では、文章化の中で使われる「単語」、「名称」、「表現」は可能な限り統一を図り、相互に誤認が無い表現設定を意識しています。
例えば、一つの資料の中に、「電源」と書いたり「電池」と書いたりすると、どちらも同じ要素部分を指して表現しているのか、それぞれ別々に存在している要素なのか、受け手の判断に迷いが生じます。
発信側が整理されていない事で引き起こす要因は、訓練すればいくらでも改善が可能と思います。偉そうにつらつら書いている小生も、上司に何度も突っ返された過去があって、今があります。そして、現状に満足せず更なる進化を見たとき、継続した「学び」が必要だと感じています。
経験でカバーできる様になると、学びを疎かにしがちです。
極論は、どれだけ共通言語で定義する事ができるのか？だと思われます。
曖昧な表現を避け、単語や文章を聞けば、双方が鮮明なるイメージができることが理想なのですが、なかなかその様なステージに到達する事が難しく、何れの方々も認識違いが無きように努力されているのが現状ではないでしょうか。
ビジネスである以上は、双方が得たい対価を気持ちよく得ることを目的とし、その目的に必要な要素が何か？を追求し続ける事が、依頼の本質な気がします。
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