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整理整頓ができれば外注依頼はできる

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家飲みが増えているこの頃ですが、飲食店経営をされている方々は大変だと思い、案じております。

さて本題ですが、弊社も協力会社さんへ依頼をすることが少なくありません。また、弊社へご依頼をされるお客様も居られるわけですから、私は受ける側にも、依頼する側にも立場があるわけです。
その中で、受け手の立場を考慮して、ゴールが決めやすいパスを出す方が、確実に相手に親切なわけですし、仕事が気持ちよく進んでいくことは言うまでもありません。そこで、どの様な事に気を付けるべきでしょうか。

何をして欲しいのかが伝わっているか?

弊社も気を付けている点ではあります。
やって欲しいことを、出来るだけたくさん詰め込みたいのは分かるのですが、
要点が掴めない文章であったり、詰め込んだ項目が相互に矛盾しているなど、依頼事項がロジカルでない事が散見されます。仕上がりの製品サイズよりも大きな部品を指定しているなど、確認せずに投げつけていると、結果的に思う成果物が得られません。

この場合、優先度、重要度を箇条書きでも良いのでPick Upし、それぞれの項目の相関を見比べる必要があります。事前に要素数や重要ポイントが把握できていると、相手側にも抑えるポイントが伝えやすいです。そして、それ以外の要素は、相手の技量や経験に預けても良い部分と思われます。逆に言えば、外したくない項目は、重要度項目(=MUST項目)で伝えるべきだということです。

出来るだけ文章化する

「相手の技量や経験に預ける」というのは、非常に勇気のいる判断です。
相手方が所見のお取引の場合、「聞いていない事は反映されない」という逆手の対応に終始される可能性もあります。

また、 意図したズルイ対応ではなくとも、当人が見落としてしまった事で、反映されずに進んでしまうケースもあり得ます。何れの過程においても、得られた結果(成果物)としては同じです。

そこで、文章にする事で、思考回路を整理する事ができ、項目漏れを防ぐことがきます。また、後々の揉め事を少しだけ防止する事ができます。

書いていない事は聞いていない(言っていない)のと同等だという事で、きちんと基準化することで、お互い整理された一つの内容が基準にできるのです。

しかし、これでも完璧 ではありません。
ただ、完璧な基準である必要は無いと思われ、共に、更新しながら作り上げていけばよいのです。

良いものを作りたい気持ちが注がれる

綺麗ごとを書いても実行しなければ意味がありません。

弊社では、書面は出来るだけ作成しますが、書面作成が目的ではありません。
良いものを作りたいから、つまらないミスや誤解を無くしたいのが目的です。そのために必要な時間や手間を費やしているわけで、決まりきった作業というわけではありません。

なので、1枚ものの用紙であっても、 ご依頼者様が 作成された資料があると、出来る事をやって「伝えよう」としているんだな。と感じます。

相手に伝える内容を整理すること

好きな人に対して「好き」という気持ちは、伝えないといけない一番の要素です。これが伝わらないと意味がありません。
「好き」だという気持ち以上に、他の要素が表に出てしまうのは、誤解を与えたり、素直に伝わらない要因になりかねません。

開発やものづくりの分野においても、完成品の中で一番重要な要素があるはずです。一つかもしれませんし、並列で数個あるかもしれません。数はどうであれ必ず存在するはずです。

その各要素をどの様に伝えるのか?が重要です。
混乱や誤解を招く伝達方法は、極力避けるべきであり、シンプルに簡易な表現が望ましいと考えます。

弊社では、文章化の中で使われる「単語」、「名称」、「表現」は可能な限り統一を図り、相互に誤認が無い表現設定を意識しています。
例えば、一つの資料の中に、「電源」と書いたり「電池」と書いたりすると、どちらも同じ要素部分を指して表現しているのか、それぞれ別々に存在している要素なのか、受け手の判断に迷いが生じます。

発信側が整理されていない事で引き起こす要因は、訓練すればいくらでも改善が可能と思います。偉そうにつらつら書いている小生も、上司に何度も突っ返された過去があって、今があります。そして、現状に満足せず更なる進化を見たとき、継続した「学び」が必要だと感じています。
経験でカバーできる様になると、学びを疎かにしがちです。

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